PHÒNG HÀNH CHÍNH

1. Tổ chức bộ máy: Có Trưởng phòng, các Phó Trưởng phòng và các nhân viên nghiệp vụ, làm việc theo chế độ thủ trưởng.

2. Nhiệm vụ: Tham mưu Giám đốc công tác điều hành hoạt động của Quỹ Bảo vệ và Phát triển rừng tỉnh về các lĩnh vực: Hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân, khánh tiết, quản lý tài sản, đảm bảo an ninh, vệ sinh cơ quan.

2.1. Công tác Hành chính:

- Chủ trì, phối hợp các phòng chuyên môn tham mưu tổ chức hội nghị tuyên truyền, quán triệt các văn bản chỉ đạo của Đảng, của cấp trên hàng tháng.

- Tổng hợp lịch trực cơ quan, đăng ký làm thêm giờ; theo dõi chấm công, làm lịch công tác hàng tuần; tham mưu Giám đốc ban hành các loại Thông báo trực Lễ, Tết của cơ quan.

- Theo dõi tổng hợp, báo cáo tuần; tham mưu chuẩn bị các nội dung họp giao ban hàng tuần (dự thảo Thông báo ý kiến kết luận của Giám đốc Quỹ Bảo vệ và Phát triển rừng tỉnh; theo dõi, đôn đốc việc triển khai thực hiện các kết luận, chỉ đạo của Giám đốc Quỹ Bảo vệ và Phát triển rừng tỉnh; ký thông báo kết luận theo sự ủy quyền của Giám đốc).

- Là bộ phận thường trực tiếp công dân của Quỹ Bảo vệ và Phát triển rừng tỉnh. Tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo; tổng hợp, tham mưu Giám đốc chỉ đạo giải quyết những nội dung thuộc thẩm quyền và theo dõi báo cáo kết quả xử lý cho cấp có thẩm quyền (nếu có).

- Phối hợp với các tổ chức Đảng, đoàn thể trong cơ quan chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho công chức, người lao động; tham mưu tổ chức các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao cho công chức, người lao động; phối hợp với Công đoàn cơ sở tổ chức Hội nghị công chức, người lao động hàng năm theo quy định.

- Đầu mối mua sắm, cấp phát vật tư, trang thiết bị, dụng cụ phục vụ hoạt động của Quỹ Bảo vệ và Phát triển rừng tỉnh theo quy định hiện hành.

- Xây dựng kế hoạch thuê, mướn các phương tiện giao thông vận tải; đặt vé tàu, xe, máy bay để phục vụ cho các hoạt động của cơ quan.

- Tham mưu Giám đốc quản lý và điều hành các hoạt động của xe ô tô cơ quan; thực hiện công tác bảo quản, bảo trì, bảo hiểm xe theo quy định.

- Quản lý sổ sách tài sản của cơ quan bao gồm: đất đai, nhà cửa, máy móc thiết bị, công cụ, dụng cụ. Có trách nhiệm lưu giữ các hồ sơ, giấy tờ có liên quan đến tài sản, máy móc, thiết bị.

- Tổ chức kiểm kê tài sản hàng năm theo định kỳ và kiểm kê đột xuất khi có yêu cầu; hoàn thiện dữ liệu tăng, giảm tài sản, phối hợp với các phòng chuyên môn tham mưu Giám đốc thanh lý tài sản hư hỏng, không còn sử dụng được.

- Chủ trì quản lý, sửa chữa, bảo trì: trụ sở làm việc của cơ quan, hệ thống điện, điện lạnh, hệ thống cấp thoát nước, thiết bị vệ sinh, các thiết bị phòng cháy và chữa cháy, camera an ninh, trang thiết bị, ấn phẩm và tài liệu khác đáp ứng hoạt động của Quỹ Bảo vệ và Phát triển rừng tỉnh; quản lý, kiểm tra theo dõi việc sử dụng thiết bị phục vụ quản lý, phục vụ công tác của cơ quan.

- Theo dõi tham mưu cấp giấy đi đường, lệnh điều xe cho công chức, người lao động cơ quan.

- Triển khai việc duy trì kỷ cương, nội quy, quy chế làm việc và các quy định của cơ quan.

2.2. Công tác Văn thư – Lưu trữ

- Tham mưu, xây dựng hệ thống các văn bản trong công tác quản lý văn bản, giấy tờ, văn thư, lưu trữ của cơ quan.

- Theo dõi, quản lý, vào sổ công văn đi, đến để trình lãnh đạo Quỹ xử lý qua hệ thống phần mền VNPT- Ioffice đến các phòng chuyên môn thực hiện.

- Chủ trì triển khai thực hiện các vấn đề nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư, công tác lưu trữ; kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành văn bản hành chính của cơ quan; thực hiện photocopy tài liệu, văn bản cho công chức, người lao động trong cơ quan.

- Bảo quản, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật (token) của cơ quan và các công văn, giấy tờ theo đúng quy định, đảm bảo nguyên tắc chế độ bảo mật của Nhà nước.

- Tổ chức kho lưu trữ, bảo quản, lưu giữ tài liệu hiện hành.

2.3. Lễ tân – Khánh tiết:

- Tham mưu công tác đối nội, đối ngoại của Quỹ Bảo vệ và Phát triển rừng tỉnh; chuẩn bị các nội dung trong công tác tiếp khách, tiếp đón, hướng dẫn khách đến thăm và làm việc tại cơ quan.

- Tham mưu lãnh đạo thực hiện các thủ tục cần thiết đối với khách đến làm việc tại Quỹ Bảo vệ và Phát triển rừng tỉnh là người nước ngoài.

- Tham mưu chuẩn bị các nội dung, điều kiện cần thiết để phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và các sự kiện của cơ quan theo đúng quy định (chịu trách nhiệm về việc khánh tiết, về trang trí, âm thanh, ánh sáng Hội trường cơ quan, phục vụ và đảm bảo mọi điều kiện khác cho các sự kiện lớn của cơ quan).

2.4. Đảm bảo an ninh, vệ sinh cơ quan:

- Đảm bảo công tác an ninh, trật tự tại cơ quan. Phối hợp với Tổ phòng cháy chữa cháy thực hiện việc phòng cháy chữa cháy trong cơ quan. Đầu mối phối hợp với các đơn vị, công an, chính quyền địa phương trong các hoạt động giữ gìn trật tự, trị an, an toàn xã hội trong khuôn viên cơ quan, giúp Lãnh đạo thực hiện nghĩa vụ của cơ quan đối với địa phương.

- Tổ chức kiểm tra, thực hiện công tác vệ sinh môi trường, chăm sóc cảnh quan, cây xanh trong khuôn viên của cơ quan; bảo vệ an ninh, an toàn tài sản, phòng chống cháy nổ, đảm bảo vệ sinh trong cơ quan.

2.5. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc Quỹ Bảo vệ và Phát triển rừng tỉnh giao.

TRƯỞNG PHÒNG NGUYỄN THỊ THUỶ TIÊN Tel:  Email: thuytienktq@gmail.com